e- mail භාවිතයෙදී මේ ගැන දැනුවත් වෙන්න

වර්තමානයේ බොහෝ දෙනා වෘත්තීයමය වශයෙන් සන්නිවේදනයේ යෙදීම සඳහා යොදා ගන්නා මාධ්‍යය වන්නේ e mail එහෙමත් නැත්නම් විද්‍යුත් තැපැල්. විශේෂයෙන්ම කාර්යාලයක සියලු දෙනා අතර සන්නිවේදනය සිදු වන්නේ මේ හරහායි. නිතරම email භාවිතා කළත් ඊට අදාළ මූලික නීති පිළිබඳ අවබෝධය බොහෝ දෙනාට අඩුයි. මේ ඒ පිළිබඳ සටහනක්.

සෑම විටම සංෂිප්ත පණිවුඩ හුවමාරු කරන්න

ඊමේල් පණිවුඩයක් තුළින් සෑම විටම සෑම විටම බලාපොරොත්තු වන්නේ අදාළ කාරණය සම්බන්ධයෙන් ඉක්මන් විසඳුම් වලට එළැඹීමයි. මේ නිසා සන්නිවේදනය කලයුතු කාරණය ඉතා කෙටියෙන් පැහැදිලිව යැවිය යුතු වෙනවා. යම් කරුණක් පිළිබඳ දීර්ඝ විස්තර යැවීම තුළින් ඊමේල් පණිවිඩය යැවීමේ මූලික පරමාර්ථය ඉටු කර ගැනීමට අපහසු වෙනවා.

ඕනෑවට වඩා කෙටි යෙදුම් එපා

ඊමේල් පණිවිඩයක් යැවීමේදී පණිවිඩයෙහි අක්ෂර වින්‍යාසය ගැන සැලකිලිමත් විය යුතුයි. එය වෘත්තීමය පණිවිඩයක් නම් ඊට ගැලපෙන ලෙස පණිවිඩය සකස් කළ යුතු වෙනවා. එසේම කියවීමට අපහසු කෙටි යෙදුම් (abrivations) වැඩිපුර යෙදීම පණිවිඩයේ ගුණාත්මක භාවය නැති කර දමනවා.

 

හැම විටම කෙටි යෙදුම භාවිතා කරන්න එපා

ඊමේල් යැවීමේදී කාබන් (cc) උපාංග භාවිතයෙන් යවන ඊමේල් පණිවිඩය cc හි සඳහන් ඊමේල් ලිපිනය වෙත යනවා. නමුත් මේ ඔප්ෂන් එක සෑම විටම භාවිතයේ සුදුසු වන්නේ නැහැ. විශේෂයෙන්ම එක් පුද්ගලයෙකු පමණක් දැන ගත යුතු කාරණාවක් මෙලෙස කාබන් කොපි කිරීමෙන් පණිවිඩයේ රහස්‍ය භාවය නැතිවී යනවා. ඒ නිසා අවශ්‍ය අවස්ථාවදී පමණක් ඔබේ ඊ-මේල් පණිවිඩය කාබන් කොපි කිරීමට මතක තබා ගන්න.

විශාල පිරිසකට යාවත්කාලීන කිරීමට පමණක් Bcc භාවිතා කරන්න

වැදගත් පණිවිඩයක් විශාල කණ්ඩායමකට හෝ එකිනෙකා නොදන්නා පුද්ගලයන් රාශියකට යැවීම සඳහා Bcc option එක භාවිතා කළ හැකියි. Bcc හරහා පුද්ගලයන්ට පණිවිඩ යැවීමේදී ඔබ තිස් දෙනෙකුට එම පණිවිඩය යැව්වේ නම් පණිවිඩය ලබන්නාට පෙනෙන්නේ ඔබේ සහ ඔහුගේ ඊමේල් ලිපිනය පමණයි.

Pictures කොපි කරනවා වෙනුවට attach කරන්න

අපි යවන email ඊමේල් විට ඇතැම් අවස්ථාවන් වල පින්තූර යැවිය යුතු වෙනවා. මේ වගේ වෙලාවක එම පින්තූරය ඊමේල් මත කොපි පේස්ට් කරනවා වෙනුවට එය වෙනම attach කරන්න. එය ඊමේල් පණිවුඩය ලබන්නාට බාගත කරගෙන අවශ්‍ය කටයුතු කර ගැනීමට පහසුවක් වෙනවා.

ඔබත් එදිනෙදා ඊමේල් ගනුදෙනු වලදී මේ කරුණු පිළිබඳව සැලකිල්ලෙන් කටයුතු කරන්න.

 

 

by Dilki Shamani

Photo Source: Internet